Обращение на английском в деловом письме. Написание делового письма на английском языке

Люди писали друг другу письма с незапамятных времён. По письмам можно судить о характере человека, его образовании, увлечениях, а главное – о том, насколько хорошо он владеет языком, на котором пишет. Те, кто изучают язык, рано или поздно столкнуться с необходимостью узнать, как правильно писать письма на английском языке.

Письмо может понадобиться при поступлении в высшее учебное учреждение за рубежом, при сдаче языкового экзамена, при устройстве на работу. Но не только в мире делового общения важно знать, как писать письмо на английском. Неформальная переписка тоже может оказать влияние на вашу жизнь, общение с друзьями и знакомыми. По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке. Стоит также повторить . Прежде чем начать писать письмо, необходимо определить, с какой целью вы это делаете, а значит – определить тип письма.

Типы писем на английском

Все письма можно поделить на личные (Personal letter) и деловые (Business letter). О переписке с партнерами по бизнесу и главных табу деловой переписки мы рассказывали раньше, сегодня более подробно обсудим правила личной переписки. Существуют ли общие строгие правила составления писем на английском языке? Если речь идёт о личной переписке, ответ очевиден – нет. Это в деловой документации, общении с партнёрами по бизнесу часто используются шаблоны писем на английском. Личная переписка – это ваше личное дело, уж простите за тавтологию. И все же, есть несколько советов, которые помогут сделать переписку более приятной для вас и человека, с которым вы ведёте эпистолярную беседу. Кроме того, если вы – новичок в мире английского, первые письма все же лучше попробовать писать с помощью шаблонов.

Разумеется, поток сознания – вещь хорошая, но только в произведениях Джойса. Если хотите, чтобы ваше письмо было дочитано до конца – уважайте адресата. Постарайтесь сделать текст удобным для чтения. Конструкция письма на английском языке – такой же важный элемент, как и смысл, который вы вкладываете в написанные слова.

В письме, как правило, есть такие структурные элементы:

• обращение – отдельная строка
• краткое вступление (в котором можно сослаться на предыдущие контакты, ранее написанные письма и т.д.) – отдельный абзац
• основная часть – несколько абзацев
• заключение – отдельная строка
• завершающая фраза – отдельная строка
• подпись (только имя) – отдельная строка
• в правом верхнем углу стоит указать адрес автора и дату под адресом

Предлагаем образец письма на английском языке, с такой структурой:

Форма обращения всегда зависит от степени знакомства с лицом, к которому вы обращаетесь в письме. Приведём несколько примеров.

• Dear John! – обращение к другу, родственнику
• Dear Sir – обращение, если этот Джон – ваш начальник. Официальное обращение.
• My dear Sir – обращение, которое можно использовать в личной переписке с иронией
• Dear Mr. Smith – официальное обращение к малознакомому человеку (вы не знаете, кто такой Джон)

Совет 3. Несколько важных моментов, на которыe стоит обратить внимание

1. Если вы не знаете пол адресата – напишите его фамилию полностью: Dear T.K. Spinazola

2. Если не знаете, какое сокращение лучше использовать: Miss или Mrs, так как вам неизвестно, состоит ли в браке женщина, используйте нейтральное Ms.

3. Если пишите письмо двум людям, укажите оба имени в обращении

4. Эти обращения нельзя сокращать: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator

5. Эти обращения никогда нельзя использовать полностью Mr., Ms., Mrs. и Dr.

Для того, чтобы правильно написать письмо в первый раз, неплохо иметь под рукой образец письма на английском языке.

Шаблонные фразы для написания писем

5 шаблонов вводных фраз:

• It was great to get your letter….
• Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you.
• Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages….
• Sorry I haven’t written for so long but….
• I was really pleased to hear that…

Эти фразы нейтральны, с них вы можете начать письмо к любому адресату. Иногда бывает трудно подобрать слова, особенно, если пишешь не на родном языке. Шаблонные фразы помогут вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли.

5 шаблонов заключительных фраз:

• I would really like you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans.
• Please give/send my regards (love) to your….
• And write and tell me your plans for….
• Write back soon!
• If you want to know anything else, just drop me a line.

Шаблон письма с просьбой дать совет (5 вариантов):

• I am writing to ask for your advice
• Can you give me your advice?
• I’ve got a problem and I need your advice.
• What do you think I should do?
• Do you think I should…?

Фразы для разных писем:

Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились. Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит. Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.

Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.

Основные виды деловых писем, их цели

Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?

Enquiry letter

Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.

Complaint letter

В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.

Reply letter

Или по-другому называемое reply quotation . Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.

Application letter

Или statement letter . Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.

Acceptance letter

Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.

Refusal letter

Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.

Thank you letter

Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.

Commercial letter

Или commercial offer . В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.

Сюда же можно отнести письмо в продолжение .

Congratulation letter

Основные принципы оформления

При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.

1. Последнее время отменено правило «красной строки» , то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.

2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.

3. В деловых письмах недопустимы сокращения , принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые , если их отсутствие не отразится на понимании смысла.

Например:

Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.

4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.

5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы. Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать. Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.

6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.

7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.

8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме : к примеру, вместо go on лучше написать continue .

Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.

Правильная структура

1. Обращение

Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear . Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».

При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.

Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.

Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:

Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;

Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.

Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams , когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.

Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs . Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss . Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms .

Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.

2. Предисловие

Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.

We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.

Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.

3. Главная часть. Основная мысль

Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с would/could/should .

Например:

Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.

Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.

При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:

We are very sorry – Наши огромные извинения;

Unfortunately – К сожалению;

We apologize for… – Приносим огромные извинения за…

4. Заключение

Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.

I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.

Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.

5. Фразы вежливости и подпись

Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:

Best regards – С наилучшими пожеланиями;

Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;

With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.

Важно : после фразы вежливости ставится запятая, после имени и фамилии с переходом к должности – нет. Сначала пишутся имя и фамилия, потом должность, никогда наоборот.

Например:

Kind regards,

Peter Makhon

Pit Boss.

С наилучшими пожеланиями,

Питер Махон

Менеджер смены.

Пример письма-жалобы

Ниже приведен пример делового письма-жалобы:

I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.

When I came to our post office, I was very surprised that my package was damaged and taped. The postalworker gave me the official letter, that my package was received like that (I enclose the screen). I opened the package and found it empty. Where is my iPhone I bought in your shop? I suspect it was stolen. Would you be so kind to make the full refund to my credit card.

Unfortunately, I did not receive the goodsfrom you, but I am sure it is not your fault.

As soon as you refund my money, I will give you the best stars in the feedback.

Yours faithfully,
Mira Simonian.

Уважаемые господа!

Пишу с целью проинформировать вас, что сегодня утром я получила свою посылку, и у меня есть претензия к вашему магазину.Когда я пришла в почтовое отделение, я была крайне удивлена тем, что моя посылка повреждена и заклеена. Работник почтового офиса выдал мне официальное письмо, что посылка была доставлена в таком виде (скрин прилагаю).

Я открыла посылку и обнаружила, что она пуста. Где мой телефон, который я у вас купила? Подозреваю, его украли. Будьте так добры сделать полный возврат средств на мою кредитную карту. К сожалению, я не получила от вас товар, но уверена – это не ваша вина.

Как только вами будут возвращены деньги, я в отзыве поставлю максимально хорошие оценки.

С огромным уважением,
Мира Симонян.

Поздравляем! Теперь вы умеете писать деловые письма.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Одна из самых сложных задач не только в английском, но и в русском языке - ведение деловой переписки и в принципе написание писем в формальном стиле. В этой статье мы расскажем вам, как правильно написать письмо-просьбу (letter of request) и письмо-заявление (letter of application) на английском языке, дадим списки фраз, которые помогут быстро и грамотно составить такие письма, а также приложим примеры писем.

Письмо-просьба на английском языке. Letter of request

Письмо-просьба (letter of request, letter of request of permission) - один из видов деловой переписки, который используют в том случае, если возникает потребность обратиться за:

1. Разрешением на использование любых материалов, юридически принадлежащих другим лицам.
2. Разрешением на проведение собеседования или встречи.
3. Помощью в организации или проведении мероприятия.
4. Информацией (уточняющими документами, сведениями о стоимости определенного товара, его наличии в каталоге и т. д.).
5. Советом относительно каких-либо организационных действий или решений.
6. Советом к эксперту в какой-либо области.

В начале письма следует указать ваш адрес (название и адрес компании, которую вы представляете), а затем - название и адрес компании, в которую вы обращаетесь.

Каждый пункт письма-просьбы на английском должен быть представлен отдельным параграфом. В первом параграфе обозначьте цель вашего письма. Будьте вежливы, но прямолинейны. Важно писать по существу, сохраняя официально-деловой стиль.

Если это уместно, укажите предельный срок выполнения вашего запроса, а также предоставьте уточняющую информацию о себе и сложившейся ситуации. Добавьте ваш телефонный номер и адрес электронной почты и предложите связаться с вами в случае возникновения каких-либо вопросов.

Завершите письмо, поблагодарив получателя за помощь и внимание, уделенное данной просьбе.

В письме-просьбе на английском вы можете использовать следующие фразы:

Пример письма-просьбы на английском языке о разрешении:

Пример письма-просьбы

Письмо-заявление на английском языке. Letter of application

Письмо-заявление (letter of application, letter of application for a course) чаще всего является приложением к резюме, но оно также пишется при поступлении в университет, колледж или на краткосрочные курсы. В таком письме следует указать детальную информацию о полученном вами образовании и опыте. Это повысит ваши шансы на получение желаемой должности или на зачисление в выбранное учебное заведение.

В начале письма следует указать название и адрес учебного заведения или фирмы, а при необходимости - имя и должность человека, к которому вы обращаетесь.

Как и в любом деловом письме, каждый пункт вашего заявления должен быть освещен в отдельном параграфе. В первом параграфе следует указать цель вашего письма. Затем необходимо подробно рассказать про имеющуюся у вас квалификацию и опыт. Вы также можете указать ваши жизненные цели и интересы. Упомяните обо всех образовательных учреждениях, которые вы посещали, поделитесь информацией о курсах и стажировках, которые вы проходили. Далее стоит обозначить причины, побудившие вас подать заявку в данное учебное заведение или отправить резюме именно в эту компанию.

Следует придерживаться официально-делового стиля речи, быть вежливым и честным, приводить только достоверные факты.

В конце письма укажите, какие сопроводительные документы вы прилагаете к письму. Выразите признательность за рассмотрение вашего заявления и надежду на быстрый положительный ответ. После подписи вы можете привести свои контактные данные.

В письме-заявлении на английском вы можете использовать следующие фразы:

Пример письма-заявления на английском языке о поступлении на учебный курс.

Как часто Вам приходится писать деловые письма на английском языке? Вы боитесь наделать много ошибок? Или, что покажетесь невежей, когда отправите собственноручно написанное письмо?

Будьте уверены, что эта статья научит Вас грамотно составлять деловое письмо. Тем более письмо такого плана - это не что иное, как система или, хотите, формула, со своим определенным набором правил.

Основные правила составления делового письма

Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось.

Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель.

Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.

Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:

• тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
• красная строка отсутствует;
• весь текст выравнивается по левому краю.

Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.

Эффективность делового письма заключается в четкости и логичности.

Элементы делового письма

Итак, общие правила определены. Теперь перейдем теперь к рассмотрению всех элементов по отдельности. Не будем терять время, ведь в деловой среде это важно.

Имя и адрес отправителя

Первый блок письма включает в себя реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

• имя руководителя;
• его должность;
• название компании отправителя;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна;

Пример:

154 Tverskaya St

Пишется всё именно в этой последовательности. И, если Вы обратили внимание, то нет ни точек, ни запятых. Это называется «открытая пунктуация». Таким образом письмо не загромождается лишними элементами.

Дата

Расположение даты идет сразу под реквизитами, с отступлением в три строки.

Вариантов написания даты несколько:

• June 24, 2016
• June 24rd,2016
• 24 June, 2016
• 24rd June, 2016

Адрес получателя

После даты пишется адрес получателя.

Лучше всего указывать конкретное лицо для получения письма:

• полное имя получателя;
• должность;
• название компании;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна;

Перед именем обязательно указать сокращенное обращение: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс, для незамужней женщины), Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Barbara Grey

publishing company “GoodBook”

Как видите, расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение

Всегда начинается с одного и того же слова «Dear…»(уважаемый(-ая)):

• Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Barbara Grey,
• Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam,
• В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs,
• Опять же, в случае с американской компанией, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Barbara Grey:

Если Вы устали учить английский годами?

Те, кто посещают даже 1 урок узнают больше, чем за несколько лет! Удивлены?

Без домашки. Без зубрежек. Без учебников

Из курса «АНГЛИЙСКИЙ ДО АВТОМАТИЗМА» Вы:

• Научитесь составлять грамотные предложения на английском без заучивания грамматики
• Узнаете секрет прогрессивного подхода, благодаря которому Вы можете сократить освоение английского с 3 лет до 15 недель
• Будете проверять свои ответы мгновенно + получите доскональный разбор каждого задания
• Скачаете словарик в форматах PDF и MP3 , обучающие таблицы и аудиозапись всех фраз

Введение

Первый абзац должен сразу вводить в курс дела, поэтому здесь тоже может быть несколько фраз-клише.

Все зависит от характера обращения:

• We are writing to inquire about… Мы пишем, чтобы навести справки о …
• We apologize for… Мы приносим свои извинения за …
• We confirm that… Мы подтверждаем, что …
• We would like to clarify… Мы бы хотели прояснить…
• We ask you to support … Мы просим вас поддержать…
• I am writing to enquire about/ to apologize for/ get more details about/ explain… Я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ узнать детали о/ объяснить…
• This is to confirm… Для подтверждения …

Основная часть письма

В этой смысловом блоке письма уже раскрывают содержание своего обращения. Перечисляют конкретные сведения, задают интересующие вопросы.

В конечном абзаце говорят об ожидаемых действиях от получателя: либо решение проблемы, либо ответ на запрос и др.

Заключительная фраза

В окончании делового письма нужно еще раз напомнить основную мысль и призвать к действию.

Можно использовать следующие предложения:

• As always, if you have any questions, please send them directly to me. Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.
• Thank you and I am looking forward to hearing from you. Спасибо и жду ответа от вас.
• Thanking in advance. Заранее благодарю.
• Please contact us again if we can help in any way. Пожалуйста, обращайтесь к нам еще, если мы сможем вам помочь любым образом.
• I would appreciate your immediate consideration to this matter. Буду признателен вам за немедленное рассмотрение этого вопроса.

Фраза перед подписью

Окончание письма выделяется отдельным абзацем и зависит от того, какое обращение использовалось в начале:

• Если отправитель знает как зовут его оппонента, то фраза будет такой: Yours sincerely,
• Нейтральное окончание письма к знакомому человеку представляет собой такую фразу: Kind regards, Best regards,
• Обращение в начале письма Dear Sirs/Dear Sir or Madam требует окончания только в таком варианте: Yours faithfully,

И всегда во фразе перед подписью отправителя будет стоять запятая.

Затем подпись отправителя может быть напечатана буквами верхнего регистра или как обычно. Располагается она ниже заключительной фразы.

Название должности отправителя

Важный момент в окончании состоит в том, что если депешу составлял мужчина, то указание Mr не ставится. В случае когда женщина является автором - после имени в скобках стоит (Mrs).

Точка в конце предложения не ставится.

Например:

Yours sincerely,

School of foreign laguages “LingvaMaster”

Yours sincerely,

Nikole Noble(Mrs)

School of foreign laguages “LingvaMaster”

Отметка о приложениях

Очень часто письмо сопровождается другими документами и чтобы указать на это в деловой переписке, после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures» «Приложения»).

После этой надписи ставится запятая и идет перечисление всех документов прилагаемых к основному письму.

Например:

Yours sincerely,

School of foreign laguages “LingvaMaster”

Enc, a copy of the license.

Вот и все основные правила конструирования деловых писем в англоязычной среде. Теперь смело можно составлять любое письмо своим англоговорящим партнерам, основываясь на этой информации.

Типы деловых писем с образцами

Жанр делового общения изобилует разными видами или типами писем. Разобрав основу деловой переписки, хочется предоставить уже готовые шаблоны по некоторым их распространенным вариантам.

По сути, шаблоны заключаются только в определенных фразах и выражениях характерных для того или иного типа письма.

В этих письмах описываются навыки, знания, служебные обязанности, умения рекомендуемого человека. А также оценка его предыдущего руководителя.

• I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
• ...has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
• …distinguished himself / herself b … показал себя как…
• His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
• He/she is creative person… Он/она креативная личность…
• His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
• While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
• His / her main responsibilities were.. . Его/ее главными обязанностями было…
• His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
• The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
• I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
• I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника

Деловое поздравительное письмо

Поздравительное деловое письмо поможет официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Блоков здесь поменьше в «теле» письма, чем в рекомендательном письме.

Но оно может быть более эмоционально окрашенным, в отличии от остальных типов деловых писем.

Фразы для поздравительных писем:

• Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
• In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
• Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

В первом абзаце сопроводительного письма рекомендуется упомянуть о должности, на которую претендент рассчитывает, также можно сказать об источнике откуда он узнал эту информацию.

Первый блок не должен быть больше двух-трёх предложений.

Во втором абзаце говорится о навыках, умениях и знаниях.

В третьем донести информацию о резюме, сопровождающем письмо.

Здесь же нужно поговорить о желании прийти на собеседование, о положительном решении в сторону претендента.

В четвертом абзаце обязательно нужно поблагодарить за прочтение этого письма.

Фразы для писем о приёме на работу:

• I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
• Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
• I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
• I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
• Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Деловое пригласительное письмо

В деловом мире очень часто проводятся различные семинары, конференции либо презентации. И приглашение партнеров на эти мероприятия может улучшить или наоборот ухудшить впечатление от компании.

Важно в письмах приглашениях:

• писать полное имя партнера;
• оно должно быть кратким;
• уместно использовать юмор;
• отправить задолго до мероприятия.

Фразы для приглашения:

• You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
• Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

Приходящее в компанию или организацию деловое письмо иногда требует ответа. Структура такого письма строится по тем же формулам и правилам.

Фразы для ответа:

• Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
• We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
• We shall be only too pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить Вам…
• Regarding your question about… О тносительно вашего вопроса о…

Итак, основные моменты грамотного составления деловых писем на английском языке были раскрыты.

Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является действенным инструментом в бизнес среде: продвинуть товар или услугу на рынок и устроиться на работу заграницу.

Неправильно построенное письмо может испортить впечатление об отправителе.

Будьте компетентными в написании англоязычных деловых писем!

Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Деловая переписка - основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном - terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются - все словосочетания нужно использовать только полностью.

• Wouldn"t - would not
• I’m - I am
• I’d like to - I would like to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» - «surrender», вместо «put together» - «compose». Фразовые глаголы - это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит - в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие - первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

• Mr - обращение к мужчине;
• Mrs - к замужней женщине;
• Ms - к женщине без обозначения семейного положения;
• Miss - к незамужней женщине.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки - это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное - оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения - двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

• I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о...)
• In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос...)
• Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
• I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
• I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел...)
• Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо - один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац - не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

• Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
• I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
• If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
• Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
• Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
• Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
• I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

• Enclosed you will find… (К письму прилагается...)
• Attached to the letter is… (В приложении к письму есть...)
• Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении...)

Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) - эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».

Yours sincerely (искренне Ваш) - используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя - и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.

Бонусы для читателей